Overzicht

Spraakgestuurd rapporteren: slimme app ontlast ambulant begeleiders

16 februari 2022

De zorg mag dan mensenwerk zijn, steeds vaker helpt technologie medewerkers van Kwintes een handje. Met de app Smart Rapporteren bijvoorbeeld, waarmee onze ambulante begeleiders hun rapportages inspreken. Gewoon op hun smartphone. ‘Ik merkte meteen hoeveel rust het geeft in je hoofd.’

2019, een ambulant begeleider dient een idee in bij het Innovatielab van Kwintes. Voor begeleidingsgesprekken met cliënten zijn hij en zijn collega’s veel onderweg. Het komt voor dat ze tussen afspraken door tijd over hebben, maar die kunnen ze niet besteden aan het schrijven van rapportages. Daarvoor moeten ze naar kantoor of huis, om via een beveiligde verbinding te werken. ‘Is een spraakgestuurde oplossing misschien wat?’, oppert hij.

Een geweldig idee, vindt Amanda Pals, adviseur Informatica & Automatisering. ‘In dat stadium was het nog een flard van een idee, we moesten het nog helemaal uitdenken. Daarvoor organiseerden we een kick-off met twee ambulante begeleiders – inclusief de indiener van het plan –, een projectleider, de programmamanager, de teamleider support en beheer en een systeembeheerder. Eerst onderzochten we de mogelijkheid om een audiorecorder te laten meedraaien met de rapportage-app. Dat bleek niet veilig. Daarna kwamen we op een spraakgestuurde, slimme app. Deze oplossing was wél veilig.’

Veel onderweg

Een goed idee is stap één, maar werkt het ook? Die vraag mag een team ambulante begeleiders gaan beantwoorden. Het is inmiddels 2020 en de coronacrisis een feit. De timing voor een pilot was perfect: met de thuiswerkmaatregel komt een spraakgestuurde oplossing nog beter van pas. De deelnemers werken met een eenvoudige versie van de app. De app heeft nog geen koppelingen naar de bestaande rapportage-app, wel zo goedkoop en veilig. Tester Daphne van den Hoek is meteen enthousiast. ‘Als ambulant begeleider ben ik veel onderweg naar cliënten. Tussendoor heb ik meestal onvoldoende tijd om naar kantoor te rijden en mijn laptop open te slaan. Tijdens deze pilot kon ik de rapportage rustig inspreken, terwijl ik in mijn auto zat. Ik merkte meteen hoeveel rust dat geeft in je hoofd. Daarna begon ik ontspannen aan mijn volgende gesprek. Heerlijk.’

Leren van begeleiders

Spraakgestuurd rapporteren is een slimme oplossing, de app leert van de ervaringen die begeleiders delen. Daphne: ‘Voor de pilot stuurden we onze appbouwers een lijst met veelgebruikte termen. Daardoor herkende de app meteen al veel van wat we inspraken. Tijdens het testen ontdekten we ook hoe we het beste konden werken. Je moet niet te snel praten, bijvoorbeeld, en stiltes laten vallen aan het einde van je zin. Alleen dan staan er in de geschreven rapportage punten tussen je zinnen. Daarnaast kwamen we nog op wat wensen. De app schreef bijvoorbeeld alles uit, zelfs een getal als 158. En hij kende de afkortingen die wij vaak gebruiken nog niet. Zulke verbeteringen gaven we door aan de appbouwers en dan zagen we na een paar dagen terug in de rapportages. Erg leuk, zo’n samenwerking.’

Meer rust, minder reistijd

Groen licht! De eerste pilot oogst een en al lof, waardoor de ontwikkeling verder kan. Nu gaat een grotere groep ambulant begeleiders de functie testen. Dit keer mét een koppeling naar de rapportage-app, zodat medewerkers teksten niet langer hoeven te knippen en plakken. ‘Hierdoor kunnen we ook de tijdswinst van spraakgestuurd rapporteren meten’, zegt Amanda. ‘We twijfelen er niet aan dat mensen tijd gaan besparen. Maar de grootste winst zit in de werkdruk van collega’s. Zij hoeven veel minder moeite te doen om hun rapportage snel op papier te krijgen. Dat levert op een werkdag meer rust op, in agenda’s en hoofden.’