Kwintes werft sneller en makkelijker met nieuw recruitmentsysteem

Sollicitanten die tussen wal en schip vallen, of cv’s die net te lang blijven liggen in overvolle mailboxen. Met ons nieuwe recruitmentsysteem Recruitee is dat verleden tijd. Diane Etman, Manager HR Advies & Recruitment, legt uit wat dat oplevert.

‘Kwintes is een grote organisatie en we zoeken continu nieuwe collega’s’, vertelt Diane. ‘De arbeidsmarkt is krap – zeker in de zorg. Gelukkig krijgen we veel sollicitaties binnen – van kandidaten die precies in het profiel passen tot mensen met een andere achtergrond. Een goed recruitmentsysteem helpt om overzicht te houden en snel te reageren op kandidaten die bij ons en bij de vacature passen.’

Kandidaten mislopen

Diane heeft veel ervaring met recruitment in krappe sectoren. ‘Eerder werkte ik in de IT en voor scale-ups die in korte tijd veel nieuwe mensen nodig hadden. Toen ik anderhalf jaar geleden bij Kwintes begon, merkte ik al snel dat het recruitmentsysteem aan vernieuwing toe was. Het bood weinig overzicht, waardoor we kansen misten om de juiste mensen te vinden. Bovendien moeten we zorgvvuldig omgaan met persoonsgegevens en voldoen aan de privacywetgeving (AVG). Ook  willen we met recruitment aansluiten op de andere systemen die we bij Kwintes gebruiken, zoals AFAS.’

Snel toehappen

Het sollicitatieproces is voor veel sollicitanten de eerste kennismaking met Kwintes, legt Diane uit. ‘Die bepaalt of ze je als aantrekkelijke werkgever zien. Naast snel reageren draait het om persoonlijk contact. Dankzij automatisering krijgen sollicitanten nu direct een reactie. Solliciteer je bijvoorbeeld via WhatsApp – want dat kan inmiddels – dan krijg je meteen bericht. Leuk dat je solliciteert, we komen snel bij je terug. Als mensen interesse tonen, moet je toehappen. Anders gaan ze zo door naar een andere organisatie.’

Handige app voor managers

Met Recruitee nemen we afscheid van cv’s die net te lang in een overvolle mailbox blijven hangen. Met de recruitment-app voor teammanagers verloopt de selectie veel sneller. ‘In de app staan de cv’s van interessante kandidaten’, legt Diane uit. ‘Collega’s die betrokken zijn bij de vacature kunnen de binnenkomende cv’s makkelijk beoordelen, voorzien van feedback en eventueel een duimpje geven. Betrokken collega’s kunnen ook elkaars opmerkingen zien. Op basis van het aantal duimpjes analyseert de app wie de grootste kanshebbers zijn voor een gesprek.’

Natuurlijk verdwijnt het persoonlijke contact niet. Diane: ‘Sollicitanten voeren nog steeds twee gesprekken. Daarna kijken we of het van beide kanten past en doen we een aanbod. Je hebt gesprekken nodig om mensen te leren kennen. Ook de afwijzing na een gesprek lichten we persoonlijk toe. We leggen uit waarom en geven waar mogelijk tips mee voor een volgende stap.’ 

Voordeel voor collega’s

Ook voor collega’s binnen Kwintes heeft het nieuwe systeem voordelen. Wie wil doorgroeien of van functie wil veranderen, komt makkelijker in beeld. Ook collega’s die na ziekte op zoek zijn naar een nieuwe start, kunnen via Recruitee eenvoudiger zien welke mogelijkheden er zijn. Zo helpt het systeem niet alleen bij werven, maar ook bij het behouden van mensen.

Uitbreiden met talentenpool

Op dit moment wordt Recruitee ingevoerd in de organisatie. Diane: ‘We hebben een strakke planning, daarom starten we nu eerst met de basisfuncties van het systeem. In 2026 breiden we verder uit. We richten dan een talentenpool in en later gaan we Recruitee ook inzetten in voor vrijwilligers.’

Zodra het systeem een tijdje draait, volgen steeds meer inzichten. ‘We kunnen sollicitanten beter volgen, ze beter leren kennen en kandidaten uiteindelijk ook gerichter benaderen’, legt Diane uit. ‘Een overzichtelijk dashboard en rapportages ondersteunen daarbij.’

Warm bad

Op dit moment wordt Recruitee ingevoerd in de organisatie. Diane: ‘We hebben een strakke planning, daarom starten we nu eerst met de basisfuncties van het systeem. In 2026 breiden we verder uit. We richten dan een talentenpool in en later gaan we Recruitee ook inzetten in voor vrijwilligers.’

Zodra het systeem een tijdje draait, volgen steeds meer inzichten. ‘We kunnen sollicitanten beter volgen, ze beter leren kennen en kandidaten uiteindelijk ook gerichter benaderen’, legt Diane uit. ‘Een overzichtelijk dashboard en rapportages ondersteunen daarbij.’