Slimmere ICT bij Kwintes: meer tijd voor zorg

Kwintes verandert. De zorg wordt complexer, digitale middelen spelen een steeds grotere rol en tegelijkertijd willen we dat collega’s vooral doen waar ze goed in zijn: er zijn voor cliënten. Niet bezig zijn met zoekgeraakte wachtwoorden of vastlopende systemen. Daarom is de afdeling Informatisering & Automatisering (I&A) bezig met een groot, meerjarig programma om de ICT-ondersteuning slimmer en toekomstig bestendig te organiseren.

Erik van de Sanden, Interimmanager Support I&A, legt uit wat er gebeurt, waarom dat nodig is en wat medewerkers ervan gaan merken.

Foto: Erik van de Sanden (Interimmanager Support I&A) rechts, Bas Broeren (Manager Systeembeheer I&A) links.

Waarom moest er iets veranderen?

Bij I&A merkten ze de afgelopen jaren hetzelfde als veel collega’s in de zorg: iedereen is druk, vragen stapelen zich op en goede ideeën verdwijnen soms in een la. De afdeling besteedt veel tijd aan technische taken, zoals het beheer van apparaten, netwerken en systemen. Tegelijkertijd wordt het steeds uitdagender om alle gespecialiseerde ICT-kennis in huis te halen én te behouden. De arbeidsmarkt is krap en ICT wordt steeds complexer.

Daar komt bij dat Kwintes zelf volop in beweging is. Er zijn allerlei nieuwe mogelijkheden om administratieve lasten te verminderen en het werk makkelijker te maken. Maar om die kansen echt te benutten, zijn er mensen nodig die met de teams meedenken, processen begrijpen en verbeteringen doorvoeren. Die ruimte is er te weinig.

Erik zegt het nuchter:

We willen de zorg beter, eenvoudiger en tegen zo laag mogelijke kosten ondersteunen. Daar zijn we voor. Maar dan moeten we onze tijd en kennis wel goed inzetten.

De grote lijn: techniek naar de specialist, mens en proces dichterbij

De nieuwe aanpak verdeelt I&A in twee duidelijke delen. Voor de technische kant (A) onderzoeken we of we meer gebruik kunnen maken van gespecialiseerde leveranciers. Zij kunnen dat werk vaak sneller en professioneler uitvoeren, waarbij Kwintes zelf de regie houdt via duidelijke afspraken en vaste evaluatiemomenten.

De informatiseringskant (I) van I&A wordt versterkt door onze eigen expertise, met informatiemanagers, analisten en functioneel beheerders. Dit team staat dicht bij de zorg en de ondersteunende afdelingen. Zij vormen het vaste aanspreekpunt voor vragen, verbeteringen en nieuwe ideeën. Alles wat nog niet bestaat maar wel gewenst is, komt bij hen binnen. Samen met de gebruikers bepalen zij wat echt nodig is en wat bijdraagt aan de missie van Kwintes.

Wat merken medewerkers in de praktijk?

Voor collega’s in de zorg en andere afdelingen draait het vooral om één ding: ICT-ondersteuning die makkelijker en toegankelijker wordt. Daarom wordt de selfserviceportal vernieuwd. In plaats van meldingen als “het doet het niet” krijgen medewerkers straks slimme formulieren met gerichte vragen, zodat problemen sneller opgelost kunnen worden. Ook verschijnt er direct heldere uitleg bij veelvoorkomende issues, zoals wachtwoorden of accounts. Zo kunnen medewerkers, óók buiten kantooruren, vaak zelf al verder zonder te wachten op hulp. Dat scheelt tijd voor iedereen en zorgt dat I&A minder bezig is met uitzoekwerk.

Daarnaast gaat I&A nadrukkelijker naar de teams toe. Medewerkers van de informatisering kant schuiven regelmatig aan bij team overleggen om te horen wat er speelt op het gebied van ICT. Als ze signalen krijgen zoals “dit moet ik steeds weer opnieuw invullen” of “ik weet nooit waar dit bestand staat”, dan is dat een aanleiding om te onderzoeken of het systeem slimmer kan. Er komen ook meer korte trainingen en inloopsessies over bijvoorbeeld Teams, bestanden opslaan en online vergaderen. Niet in moeilijke taal, maar heel duidelijk en gericht op de dagelijkse praktijk. Zo maken we technologie begrijpelijk en bruikbaar voor iedereen.

Onboarden: het uitleverplein

Een concreet voorbeeld van de nieuwe aanpak is het uitleverplein, dat vanaf 1 september 2025 een vast onderdeel is van de introductiedag. Op de eerste werkdag van de maand ontvangen nieuwe collega’s hun laptop en/of smartphone op één centraal moment. Daarbij krijgen ze een duidelijke handleiding en een overzicht met antwoorden op veelgestelde vragen.

Feedback serieus nemen

Een belangrijk uitgangspunt van het programma is dat feedback geen bijzaak meer is. Signalen van medewerkers, de OR en de werkvloer worden actief opgepakt. I&A analyseert meldingen en vragen: welke problemen zien we steeds terug, wat kunnen we oplossen met betere uitleg, wat vraagt om aanpassing van een systeem of proces?

Daarbij is er een duidelijke rolverdeling. De eigenaar van een proces, bijvoorbeeld een zorgmanager, HR of Finance, bepaalt wat er nodig is. I&A denkt mee over hoe dat veilig, stabiel en passend binnen de totale ICT-omgeving kan worden ingericht. ICT bepaalt dus niet wat de zorg moet doen, maar ondersteunt de keuzes van de organisatie en bewaakt de techniek en veiligheid.

Waar werken we naartoe?

Het programma loopt naar verwachting drie tot vier jaar. Dat is bewust: de veranderingen zijn groot en raken veel mensen. Zorgvuldigheid staat voorop.

Erik vat het zo samen:

Als collega’s straks zeggen: “ICT helpt mij om mijn werk makkelijker te doen”, dan is ons doel bereikt.