‘Doordat we zo zorgvuldig omgaan met geld, kunnen we investeren in de toekomst’

Financiën saai? Het is maar net aan wie je het vraagt. Voor manager Finance & Control Maarten Hekkenberg en bestuurder Ineke van Hooff is het begrotingsproces vooral een complexe puzzel. ‘Het is belangrijk om kritisch te kijken waar we geld aan uitgeven, en dat inkomsten en uitgaven in balans zijn.’

Het begrotingsproces start in het jaar voorafgaand aan het nieuwe kalenderjaar. Finance & Control brengt dan de inkomsten en uitgaven in beeld. ‘Voor de inkomsten kijken we naar de contracten met gemeenten en zorgkantoren. Sommige lopen over meerdere jaren’, zegt Maarten. ‘Andere zijn jaarcontracten, maar de meeste worden standaard elk jaar verlengd. Door de vergrijzing neemt de zorgvraag toe, maar de benodigde groei van financiële middelen blijft achter.’

‘Bij de uitgaven kijken we naar het afgelopen jaar, naar nieuwe plannen van Kwintes en naar maatschappelijke ontwikkelingen zoals een krappe arbeidsmarkt. Verwachten we bijvoorbeeld veel uitzendkrachten nodig te hebben?’, legt Maarten uit. ‘We houden rekening met alles, bijvoorbeeld ook met het huishoudgeld van cliënten.’

Keuzes maken

Finance & Control maakt een voorstel voor de financiële kaders (kaderbrief) van de begroting. Dat voorstel wordt vervolgens door het managementteam besproken en vastgesteld. Het kader wordt vervolgens gebruikt om keuzes te maken. Hoe kunnen we de plannen van Kwintes laten passen in de begroting? ‘De praktijk leert dat het nooit helemaal past’, zegt Ineke. ‘Dat is ook normaal. In gezonde, goed functionerende organisaties zijn er altijd meer plannen dan je kunt uitvoeren. Wel betekent het dat je als organisatie kritisch moet kijken. Voor welke uitgaven is er ruimte? En voor welke plannen willen we ruimte máken? Dat betekent dat je keuzes moet maken en dat niet alles mogelijk is.’

Samen met medezeggenschapsraden

‘Het uitgangspunt is dat we de inkomsten zo eerlijk en evenwichtig mogelijk over de organisatie verdelen. Zowel over zorg als over vastgoed, die door beschermd wonen nauw met elkaar zijn verweven’, legt Maarten uit. ‘Dit is een zorgvuldig proces, waarbij ook de ondernemingsraad en de centrale cliëntenraad betrokken zijn. We houden hierbij rekening met de dagelijkse realiteit, de ambities en de meerjarenstrategie van Kwintes.’

Eerlijk verdelen

‘Over wat eerlijk is, zijn de meningen verdeeld’, weet Maarten. Daarom hebben we een systematiek ontwikkeld, die ons helpt om de bedragen te berekenen voor verschillende onderdelen binnen de organisatie. Voor vastgoed, bijvoorbeeld. Alle locaties betalen standaardbedragen. Dat kan oneerlijk voelen als je team te maken heeft met een nieuwbouwlocatie. Maar een bestaande locatie kan weer aan onderhoud toe zijn, of gaat misschien het jaar erop over naar nieuwbouw.’

‘Deze systematiek is ook bedoeld om duurzame keuzes te stimuleren’, vult Ineke aan. ‘Dat teams of locaties niet zeggen: laat mij maar in een oud pand zitten, zodat ik geld aan andere zaken kan uitgeven. Of: laat dat nieuwe meubilair of onderhoud maar zitten.’

Investeren in toekomst

‘Juist doordat we zo zorgvuldig omgaan met geld en scherpe keuzes maken, kan Kwintes blijven investeren in de toekomst’, zegt Ineke. ‘In ons mooie opleidingsprogramma Standaard voor Vakmanschap bijvoorbeeld. Of met ons plan Onze zorg klaar voor de toekomst in oplossingen voor de krappe arbeidsmarkt. Die investeringen doen we met volle overtuiging, omdat ze belangrijk zijn voor onze toekomst.’

Kwintes is een stabiele financiële organisatie, benadrukt Ineke. ‘Hoe belangrijk dat is, merk je als medewerker pas als dat niet meer zo is. Organisaties die financieel niet bestendig zijn, komen namelijk in een overlevingsstand. Ze kunnen minder aandacht geven aan wat goed is voor cliënten en medewerkers. Ze stoppen met investeren in de toekomst. Weten soms niet eens of ze de maand erop salarissen kunnen uitbetalen. Zo’n scenario is vér van ons bed, en dat houden we graag zo!’