Kwintes’ Bedrijfsopvangteam staat klaar voor alle medewerkers

Bij Kwintes staat zorg voor mensen centraal. Voor cliënten, maar ook voor onze medewerkers. Werken in de zorg kan uitdagend zijn, zeker wanneer collega’s te maken krijgen met agressie, intimidatie of andere gebeurtenissen. Daarom is op 1 april 2024 het Bedrijfsopvangteam (BOT) in het leven geroepen, dat sinds januari 2025 een vast onderdeel van Kwintes is.

Foto: Het BOT bij de start in april 2024

Het belang van het BOT is duidelijk: medewerkers die een (schokkende) gebeurtenis meemaken, hebben baat bij goede opvang. Dit kan langdurige klachten voorkomen en helpen bij een gezonde verwerking.

Het team bestaat uit ongeveer 13 medewerkers uit verschillende regio’s die naast hun reguliere werk ongeveer 2 uur per week beschikbaar zijn voor het BOT. De coördinator is 6 uur per week beschikbaar en er is één betrokken zorgmanager. Samen verzekeren zij de continuïteit van het team en bewaken ze de kwaliteit van de nazorg.

Werkwijze

Medewerkers zijn verplicht om bij een incident altijd een VIM (Veilig incidenten melden) melding te maken. Bij VIM-meldingen in de categorieën rood en paars, wat hogere risico meldingen betreft, staat het vinkje voor nazorg automatisch aan. Hebben collega’s geen behoefte aan nazorg, dan zetten zij het vinkje uit.

In het eerste halfjaar hebben de BOT’ers veel met elkaar geëvalueerd. Aanvankelijk waren de leden regionaal ingedeeld voor minimale reistijd, maar omdat de meeste nazorg telefonisch plaatsvindt, worden aanvragen nu evenredig verspreid. Dit zorgt voor een betere werkverdeling. Ook wanneer een lid als collega bij een incident betrokken is, worden nu andere keuzes gemaakt.

Het eerste contact is altijd telefonisch, waarbij wordt afgestemd wanneer en hoe een gesprek kan plaatsvinden. Soms blijft het bij een enkel telefoongesprek, en dat is ook oké. Bij vervolggesprekken gebeurt dit bij voorkeur via een fysiek gesprek, hoewel een online Teams-afspraak ook een goed alternatief is.

BOT leden aan het woord

Een bijzonder aspect van de BOT-gesprekken is dat de BOT’ers geen informatie hebben over het incident zelf. Cynthia en Susan, twee leden van het BOT-team, zijn al lang werkzaam bij Kwintes. Cynthia is al 16 jaar in dienst en Susan maar liefst 22 jaar: “We krijgen alleen een naam door en gaan er blanco in. Van tevoren weten wij dus niet wat er gebeurd is. Dat is eigenlijk ook minder van belang. De focus ligt op de zorg voor de medewerker. Het gaat erom hoe onze collega zich voelt en hoe wij daarin kunnen ondersteunen.” De gesprekken worden gevoerd volgens het ‘drie gespreksmodel’. BOT’ers zijn hiervoor speciaal getraind. Ze luisteren, vatten samen en stellen vragen om de collega zelf te laten ontdekken wat hij of zij nodig heeft.

BOT’er Cynthia Links, Susan rechts

De cijfers spreken voor zich

In 2024 heeft het BOT aan 142 collega’s nazorg verleend, met gemiddeld 61 minuten nazorg per casus. Uit evaluaties blijkt dat deze ondersteuning zeer gewaardeerd wordt. Enkele reacties:

Het was fijn dat een onafhankelijk iemand de tijd nam om samen in gesprek te gaan.

Wat voor mij heel prettig was dat er geen analyse, oplossing of iets werd geboden maar dat er gewoon werd geluisterd naar hoe ik het heb ervaren.

Het feit dat er aandacht en tijd besteed wordt aan je verhaal is al prettig en dat het wordt opgevolgd na 2 weken om te checken hoe het met je gaat, gaf mij het gevoel dat er serieus naar werd gekeken.

Collega’s die voor elkaar zorgen

Herkenbaar voor veel medewerkers in de GGZ, is dat het ‘zorgen voor anderen’ vaak boven het zorgen voor jezelf gaat. Cynthia merkt daarbij een herkenbaar patroon op “Veel collega’s vinden het lastig om over hun ervaringen te praten omdat ze denken dat een heftig incident er gewoon bij hoort. Maar ook omdat ze het idee hebben dat ze alles maar moeten aankunnen als ggz-zorgmedewerkers. En dat is natuurlijk helemaal niet het geval. Heftige incidenten horen er niet bij, die zijn niet normaal. Dat je je daardoor rot voelt… dat is wel normaal! Dus praat erover, dat kan je helpen. Als zorgmedewerker slik je sneller iets van een cliënt dan eigenlijk zou moeten. Want ik weet zeker dat je in je privéleven heel anders met zo’n situatie zou omgaan.”

Veiligheid voorop

Het BOT hecht groot belang aan veiligheid en anonimiteit. De inhoud van het gesprek blijft vertrouwelijk en wordt niet gedeeld. Alleen in uitzonderingsgevallen wordt informatie gedeeld, en dan altijd met toestemming van de betreffende collega. Zoals Susan zegt “Mensen die bij ons aankloppen voor ondersteuning, voelen zich vaak al onveilig. Daarom willen wij een zo veilig mogelijke situatie creëren.”

Ondersteuning bij aangifte

Naast het BOT heeft Kwintes een pilot lopen met het Aangifteteam. Waar het BOT zich richt op emotionele ondersteuning, helpt het Aangifteteam medewerkers bij het doen van aangifte na incidenten met een strafrechtelijke achtergrond.

Het team is opgericht omdat veel medewerkers geen aangifte doen na heftige incidenten. De redenen hiervoor zijn uiteenlopend: onbekendheid met het aangifteproces, de gedachte dat incidenten bij het werk horen, angst voor represailles of zorgen over de vertrouwensband met de cliënt.

Dat het Aangifteteam in een behoefte voorziet, blijkt wel uit de cijfers van 2024. In dat jaar heeft het Aangifteteam 64 contactmomenten gehad, waarvan 25 daadwerkelijke aangiftes, 11 meldingen bij de politie en 28 adviesgesprekken.